Het kan toch niet zo zijn dat je mooie plan in een lade verdwijnt om er nooit meer uit te komen? Je kan besluiten geen plannen meer te schrijven zoals hier en daar wordt gesuggereerd, dan is het probleem inderdaad opgelost. Wat mij betreft pakken we de koe bij de horens en kijken we wat we nodig hebben om het plan wel uit te voeren:
1. Wie en wat heb je nodig voor de juiste uitvoering?
2. Hoe betrek je relevante partijen?
3. Hoe zorg je voor flexibiliteit?
4. Hoe kan Intervention Mapping helpen?
Eyeopener
Tot voor kort was ik redelijk naïef en dacht dat iedereen het allemaal prachtig vond en stond te trappelen om aan de slag te gaan wanneer mijn plan van de persen zou rollen. Niets bleek minder waar. Voor de uitvoering van een plan heb je meerdere partijen nodig. We weten inmiddels dat communicatie niet iets van de afdeling communicatie alleen is. Iedereen communiceert, intern en extern. Leidingegevenden sturen hun medewerkers aan zelf te communiceren met stakeholders, de directeur moet er brood in zien en de afdeling communicatie faciliteert. Maar er is meer, communiceren is geen doel op zich maar een van de instrumenten die een organisatie heeft om doelstellingen te behalen.
Iedereen doet mee
Naast communicatie beschikt de overheid over een drietal andere instrumenten: wet- en regelgeving, handhaving en facilitering. Meestal is niet één instrument aan zet maar een combinatie van deze vier. Wanneer bijvoorbeeld het probleem van hondenpoep in parken aangepakt moet worden zijn meerdere afdelingen betrokken. Handhaving om te zorgen dat de regels nageleefd worden, afdeling beheer om te zorgen voor voldoende afvalbakken en communicatie om te informeren en gedrag via communicatie een duwtje in de goede richting te geven. Om te zorgen dat partijen op de juiste manier samenwerken, kennis uitwisselen en van elkaar weten wanneer wie aan zet is, is het goed vanaf het begin een participatiegroep ( linkage group) op te zetten. Een groep mensen die er intern toe doet en die ervoor zorgt dat alle aspecten van het project vertegenwoordigd zijn. De inbreng van deze groep is niet alleen belangrijk voor de uitvoering later maar ook vanwege de samenhang tussen verschillende onderdelen.
Een iteratief proces
Omdat de wereld nou eenmaal niet statisch is en voortdurend in beweging hebben we een flexibel plan nodig. Onderweg bijsturen en aanpassen is van levensbelang. Een project waarbij aan het begin nog voldoende geld beschikbaar is kan door bezuinigingen ineens in de problemen komen. Wat doe je dan? Ga je stug door? Nee natuurlijk niet, dan stel je bij en bekijkt gezamenlijk de (on)mogelijkheden opnieuw.
De kracht van Intervention Mapping
Intervention Mapping is een instrument dat in zes stappen zorgt voor een onderbouwde aanpak ( daarover in een volgend blog meer) en heeft daarnaast al de bovengenoemde aspecten in zich, een iteratief proces waarbij de participatiegroep zorgt voor samenwerking en afstemming tussen de verschillende instrumenten en partijen. Omdat het succes van een plan valt of staat met de juiste uitvoering door de juiste mensen wijdt Intervention Mapping een hele stap aan de implementatie. Breng de omgeving tijdig in kaart, kijk steeds wie en wat je nodig hebt voor de uitvoering en wat dat betekent in termen van gedrag. Lever een implementatieplan bij je communicatieplan. Ik pleit daarom niet voor één maar voor twee plannen.